El. pašto archyvavimas

El. pašto archyvavimo sistema nustato, kuriuos el. laiškus reikia archyvuoti, perkelia laiškus į ekonomiškiausias ir efektyviausias saugojimo laikmenas bei automatiškai ištrina laiškus, jei jie yra nebereikalingi.

Taisyklėmis grįstos el. pašto archyvavimo programos leidžia IT vadovams tvarkyti didelius el. pašto archyvus, atlaisvinti vietos gamybos serveriuose ir pagreitinti atsarginių kopijų kūrimo laikus. Šios programos paprastai apima:

• indeksavimo ir paieškos galimybes,
• prieigos žurnalus, siekiant pateikti „virtualų popierinį pėdsaką“ pašalinus ar ištrynus el. laišką,
• el. pašto klasifikacijos gyvavimo valdymo komponentą.

Siekiant nustatyti, kuriuos organizacijos turimus duomenų tipus archyve reikia apsaugoti ir kurios saugojimo taisyklės bus taikomos, reikia atlikti duomenų klasifikavimą.

Kam archyvuoti el. laiškus?

Tyrimai rodo, kad 80-čia procentų pirminės saugyklos naudojamasi retai.

Praeityje kompanijos dažnai pasitikėdavo galutiniais vartotojais, kad šie tvarkytų savo el. pašto archyvus. IT skyrius kurdavo atsargines el. pašto kopijas, tačiau atlikti laiškų paieškos archyve nebūdavo galima. Jei reikėdavo atrasti konkretų el. laišką, dažnai tam prireikdavo kelių savaičių. Pagal šios dienos atitikties įstatymus daugeliui IT skyrių tapo privaloma tvarkyti visos įmonės el. pašto archyvavimą taip, kad konkrečius laiškus būtų galima rasti per keletą minučių, o ne savaičių.

Yra keletas priežasčių įgyvendinti el. pašto archyvą:

• Kad būtų išlaikomi dideli kiekiai duomenų, prie kurių prieinama retai;
• Kad būtų užtikrina, jog atitinkami duomenys yra saugomi, taip laikantis vidinių ir (arba) išorinių reikalavimų;
• Siekiant sumažinti kainas. Archyvavimo sprendimas pagrįstas nebrangiais diskų įrenginiais;
• Archyvams saugoti naudojama CAS sistema (adresuojama turinio saugykla) gali būti sėkmingai įdiegta, neskaitant atsarginių kopijų. To pagrindą sudaro suarchyvuotų objektų kopijų skaičius ir CAS blokinio mazgų paskirstymas.

Priklausomai nuo pardavėjo diegimo įgyvendinimo, el. pašto archyvavimo programinės įrangos funkcijos kinta. Šios yra dažniausios:

• Pašto dėžutės archyvavimas. Ši funkcija naudojama pašto dėžutės dydžiui sumažinti, taigi tenkinamas pirmasis el. pašto archyvavimo sprendimo įgyvendinimo reikalavimas tiek viešoms, tiek privačioms pašto dėžutėms. Tai padeda sumažinti atsarginių kopijų kūrimo ir atkūrimo laikus įvykus didelei problemai. Teksto elementus taip pat galima paversti į gryną tekstą, indeksuoti ir padaryti prieinamus ateities paieškoms ir atkūrimams.
• Žurnalo vedimas. Ši funkcija naudojama siekiant tenkinti vidinius ir išorinius reglamentus. Visi gaunami ir siunčiami el. laiškai kopijuojami į Apsikeitimų žurnalo pašto dėžutę. El. pašto archyvavimo programa skaito šią pašto dėžutę ir saugo el. laiškus atitinkamose saugojimo laikmenose pagal iš anksto nustatytas taisykles. Teksto elementai taip pat paverčiami į gryną tekstą, indeksuojami ir padaromi prieinami paieškoms ir atkūrimams.
• PST migracija. PST failų skaičius ir dydis organizacijoje gali viršyti internetinės apsikeitimų duomenų bazės dydį. Centriniuose failų serveriuose jų atsarginės kopijos daromos nuolat. Darbo stotyje jų atsarginės kopijos greičiausiai išvis nedaromos. Abiem atvejais juose esanti informacija gali būti kritinė, tačiau neprieinama. Migruota, išversta ir suindeksuota informacija bus pašalinta iš ankstesnės vietos ir padaryta prieinama paieškai ir atkūrimui.

„Proact“

Archyvavimas yra pagrindinė „Proact“ veiklos sritis, o el. pašto archyvavimas greičiausiai yra lengviausias ir nebrangiausias būdas pradėti archyvavimo įgyvendinimą.